Selecteer een artikel
-
1
Inleiding -
2
Wijkverpleging vanuit de woonlocaties
-
3
Bewonersgala Pleyade Live! zorgt voor glimlach op gezichten
-
4
Nieuwe functie coördinator Welzijn zorgt voor verbinding
-
5
Vernieuwde jaargesprekken
-
6
Werkpleyn als nieuwe digitale werkplek
-
7
Pleyade Vitaal aan de slag met welzijn en werkplezier
-
8
Nieuwe Raad van Bestuur zet Reis van de toekomst in
-
9
Verbouwing Pleyade Revalidatie en Waalstaete
-
10
Positief bezoek Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd
Meer ruimte voor een open gesprek, minder formaliteiten
Binnen Pleyade is het belangrijk om op een laagdrempelige manier een goed jaargesprek te voeren. Hierbij gaat het over wat je als medewerker nodig hebt én hoe je thema’s als werkgeluk en vitaliteit bespreekt. In 2024 is er daarom gestart met vernieuwde jaargesprekken. Deze helpen leidinggevenden om het gesprek op een andere manier aan te gaan met medewerkers. Reina van Zoeren, adviseur leren en ontwikkelen en Charissa Berends, teamhoofd zorg op Lobede delen hun ervaring met het opzetten van de nieuwe gesprekken.
Charissa Berends, teamhoofd Zorg op Lobede
“We hebben het veel liever over hoe medewerkers zich voelen of ze op hun plek zitten, hoe de samenwerking verloopt en waar we bij kunnen helpen.”
Het goede gesprek
“Het aangaan van het goede gesprek, meer regie bij de medewerkers en geen formeel functioneringsgesprek-gevoel, dat waren belangrijke uitgangspunten bij het ontwikkelen van een nieuw format voor jaargesprekken”, vertelt Reina. “Hiervoor werkten we met vaste formulieren voor het jaargesprek; daar hadden we een korte en uitgebreidere versie voor. Maar eigenlijk had elk teamhoofd weer een iets andere variant en was het vaak niet duidelijk wat nou het juiste document was. Daarnaast kwam dat format uit 2016, dus er mocht wel vernieuwing in komen.”
“We merkten ook dat medewerkers het jaargesprek vaak zagen als een ‘eng’ moment waarin ze beoordeeld werden op hun functioneren. Van dat gevoel wilden we graag af.
We hebben het veel liever over hoe medewerkers zich voelen of ze op hun plek zitten, hoe de samenwerking verloopt en waar we bij kunnen helpen. Daarom hebben we een werkgroep samengesteld om een hele nieuwe vorm te bedenken voor de jaargesprekken”, vertelt Charissa.
Die werkgroep, die in 2023 werd opgezet, bestond uit 11 personen. Naast Reina en Charissa namen teamhoofden, zorg- en welzijnsmedewerkers, een adviseur HR en een manager deel. “In eerste instantie hebben we vooral gekeken naar wat we anders wilden, wat we wilden weten, waar een jaargesprek aan moest voldoen en waar een medewerker behoefte aan had.”, zegt ze.
“Met het nieuwe format wilden we bereiken dat het doel van het jaargesprek weer helder werd.”
Reina van Zoeren, adviseur Leren en Ontwikkelen
Minder ingewikkelde documenten
“Het nieuwe format moest in ieder geval makkelijk en toegankelijk zijn, continu doelen en ontwikkelingen kunnen meten, eigenaarschap bieden, focus op talentontwikkeling en toekomstperspectief hebben en de lerende cultuur meenemen”, vertelt Reina. “Daarmee wilden we bereiken dat het doel van het jaargesprek weer helder werd. Niet om de medewerker te beoordelen maar juist om te ondersteunen. En met een ruime keuze aan vragen voor leidinggevenden om het goede gesprek te voeren. Daarnaast hadden we de wens om het hele proces rondom het vastleggen volledig te digitaliseren. We wilden af van het administratieve gedoe.”
Werkgelukkaart
Nieuw bij het jaargesprek is de werkgelukkaart. “We zagen zo’n kaart bij een andere organisatie en het sprak ons meteen aan. Je kunt met smileys aangeven hoe het gaat en er staan ook een aantal open vragen bij. Zo’n werkgelukkaart hebben we doorontwikkeld en naar onze eigen stijl en smaak laten vormgeven. Kleurrijk en aansprekend, met niet al te veel vragen en ruimte voor toelichtingen voor de medewerker en leidinggevende. Met de werkgroep hebben we de vragen bedacht en gekeken welke vormgeving het mooist was”, vertelt Reina. “Het was daarna nog wachten op de koppeling met het personeelsdossier, want dat was essentieel. Toen die er was, konden we testen. Daar deed een behoorlijke groep medewerkers en leidinggevenden aan mee. Zij kwamen met nuttige feedback. Na diverse aanpassingen ging het nieuwe format in de zomer van 2024 live.”
Samen in gesprek
“Het werkt zo dat de medewerker voordat hij of zij een gesprek heeft met de leidinggevende, de werkgelukkaart invult. De ingevulde kaart houden ze bij de hand tijdens het gesprek”, zegt Reina. “De vragen die in de kaart staan, zijn zo geformuleerd dat je als leidinggevende een goed beeld krijgt van hoe het met de medewerker gaat. Daarnaast geeft het mij de gelegenheid om door te vragen en dieper in te gaan op bepaalde antwoorden”, vertelt Charissa. “Het voelt nu veel meer als een gesprek, het is toegankelijker voor mij en voor de medewerkers. Dat krijg ik terug van hen. Het voelt niet meer als ‘ik krijg straks een cijfer voor mijn functioneren’, maar als ‘een uurtje aandacht voor mij, om te horen hoe het echt gaat.”
Werkgelukscan
Naast de werkgelukkaart, is er een werkgelukscan. Reina: “Dat is een online tool van GoodHabitz, om zelf te testen hoe het ervoor staat met je werkgeluk. Die kunnen medewerkers echt voor zichzelf doen, uit interesse of het is een aanleiding om daarna de werkgelukkaart in te vullen. Je kunt er zelf voor kiezen of je de resultaten uit die scan meeneemt naar je jaargesprek.”
“Het uitgangspunt van deze nieuwe tool is dat we minstens een keer per twee jaar een jaargesprek hebben met medewerkers”, vertelt Charissa.
“Het mag natuurlijk ook vaker, zeker als medewerkers daar behoefte aan hebben. De eigen regie is het uitgangspunt, de medewerker geeft zelf aan wanneer een extra gesprek wenselijk is.”
Uit de evaluatie van het afgelopen jaar bleek dat het nieuwe format geslaagd is. Charissa: “Er is minder rompslomp voor leidinggevenden en medewerkers met het invullen van de documenten, de gesprekken zijn leuker en er is meer ruimte voor openheid.”