Werkpleyn als digitale werkplek

“Werkpleyn is de nieuwe digitale werkplek voor collega’s, waarin ze alle applicaties die ze nodig hebben, het nieuws over woonlocaties en Pleyade-breed, belangrijke documenten voor het werk én contactgegevens terug kunnen vinden”, vertelt Evelien. Samen met Joren en een aantal collega’s, zorgde ze er in het afgelopen jaar voor dat de overgang van Digipleyn naar Werkpleyn soepel verliep.  

“Voor de komst van Werkpleyn was Digipleyn het intranet waarop elke collega uitkwam, wanneer ze de computer opstartten. 

Daarin zag je de contactgegevens per woonlocatie, de storingslijsten, welke arts er per woonlocatie werkte, het nieuws van je eigen locatie en algemeen nieuws”, vertelt Evelien. “Ook was er een map voor alle documenten en andere handige informatie. Je kreeg niet automatisch het nieuws van alle andere woonlocaties, alleen als je dat zelf had aangevinkt. Daarnaast waren de documenten weinig gestructureerd en was daardoor het overzicht wat minder. Met de komst van Werkpleyn als digitale werkplek, kreeg iedereen bij het opstarten van de computer eerst Werkpleyn te zien, in plaats van, zoals hiervoor, Digipleyn.”

“In 2023 werd bekend dat ons toenmalige intranet Digipleyn zou stoppen met de huidige opzet”, vertelt Evelien. “De keuze was: of we gaan op zoek naar een nieuw platform of we gaan door met een vernieuwde, maar duurdere versie van Digipleyn.” 

“Met de komst van Werkpleyn bleef Digipleyn nog wel bestaan, maar we merkten al snel dat twee systemen naast elkaar, niet heel goed werkte. Collega’s keken steeds minder op het intranet Digipleyn en daarom hebben we de keuze gemaakt om te stoppen met Digipleyn. In 2024 zijn we helemaal overgegaan op Werkpleyn als intranet.” 

Joren: “Om die verandering goed door te voeren, werkten we met ICT-ambassadeurs in de organisatie. Zij zijn de oren en de ogen van de afdelingen, die signalen opvangen van wat er wel en niet werkt. We wilden graag aansluiten op wat de collega’s binnen Pleyade nodig hebben.” 

In 2024 startten Communicatie en ICT met het overzetten van alle documenten, apps en andere informatie van Digipleyn naar Werkpleyn. “Het was best een groot vraagstuk: Hoe richt je zo’n nieuw platform in, zodat het werkt voor alle collega’s? We wilden en konden niet zomaar alles een-op-een overzetten. Sommige documenten waren verouderd en we hadden ook specifieke wensen voor het nieuwe intranet”, vertelt Evelien. “Zo wilden we dat het nieuws van de woonlocaties voor iedereen zichtbaar werd en niet alleen maar voor de collega’s van de woonlocatie zelf. Juist ook omdat het stimulerend werkt als andere collega’s zien wat er gebeurt en dat delen.” 

“Daarnaast hebben we aangepast wie wat kan bewerken en bijhouden. Communicatie en de afdeling Verbeteren en Vernieuwen houden de beleidsdocumenten bij, de receptioniste is verantwoordelijk voor de storingslijst en sommige collega’s hebben rechten om zelf hun nieuws toevoegen. Dat kon de voorheen alleen de communicatieafdeling.

Ook hebben we ervoor gezorgd dat iedereen op dezelfde startpagina binnenkomt, met het nieuws van Pleyade en het locatienieuws erop. Daarna kun je doorklikken naar je eigen ‘persoonlijke’ pagina”, vertelt Joren.  

“Gedurende het afgelopen jaar zat ik wekelijks bij Pleyade, om alles met de Communicatie te testen. Dan ontwikkelden mijn collega’s van Ictivity een deel van het programma en testten Evelien en haar collega’s het uit. In de laatste fase hebben we de ICT-ambassadeurs weer meer betrokken, zodat zij alvast konden kijken hoe het werkt. Ook hielpen zij mee in de berichtgeving naar collega’s, hoe we het beste konden communiceren dat Digipleyn helemaal stopte en hielpen ze hun collega’s op weg in het nieuwe intranet.” 

In juli 2024 ging het vernieuwde Werkpleyn live en stopte Digipleyn. Een spannend moment, vond Joren. “Het is een nieuwe ontwikkeling waar men even aan moeten wennen. Ze hadden hun eigen Werkpleyn natuurlijk zo ingericht dat het handig was voor hen. Dat is nu net even anders geworden, aangezien het intranetgedeelte erbij is gekomen”, vertelt hij.  

“Om deze implementatie zo soepel mogelijk te laten verlopen, hebben we vooraf gecommuniceerd wat er stond te gebeuren en hebben we handleidingen en instructievideo’s gemaakt voor de collega’s”, vertelt Evelien. “Ook geeft Joren eCoaching op locaties, zodat mensen echt begrijpen hoe het werkt en daar hulp bij krijgen. Dit geldt voor zowel Werkpleyn als digitale werkomgeving als het intranetgedeelte.”