Medewerker

2.1.1 Versterken eigen regie medewerker

Doel: iedere individuele medewerker is zelf verantwoordelijk om het vak bij te houden en te zorgen voor tijdige scholing van de verplichte onderdelen. Leren is een dynamisch proces, waarmee medewerkers nooit klaar zijn. Pleyade biedt de faciliteiten om te leren, waarbij het uitgangspunt maatwerk is. We stimuleren de medewerker om zelf de regie te nemen. Pleyade zet in op functiedifferentiatie: verschillende functies met verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen hetzelfde beroep. We bieden medewerkers de kans om zich te ontwikkelen in een toekomstige functie, door middel van o.a. een talentprogramma.

De leidinggevenden van Pleyade hebben een leiderschapsprogramma aan de Hogeschool Arnhem-Nijmegen gevolgd. Hierin leerden zij meer over zichzelf, hoe ze als leider zijn en wat hun invloed is op het team.

De leidinggevenden ondersteunen de medewerkers bij hun ontwikkeling. Een belangrijk middel daarbij is de gesprekscyclus. Binnen Pleyade vinden we het belangrijk om met elkaar het goede gesprek te voeren over hoe we het werk ervaren, wat we van elkaar nodig hebben én hoe we kijken naar thema’s zoals samenwerking, werkgeluk en vitaliteit. De bestaande gesprekscyclus sluit daar onvoldoende bij aan, omdat dit meer gericht was op het functioneren van de medewerker en de arbeidsomstandigheden. In 2023 is een nieuwe cyclus ontwikkeld, die in 2024 geïmplementeerd wordt. Het initiatief voor het gesprek kan bij zowel de medewerker als de leidinggevende liggen. We kiezen voor een gesprek met een positieve insteek, dat minimaal eenmaal per twee jaar gevoerd wordt aan de hand van het thema werkgeluk.

Een andere manier om de eigen regie van medewerkers te versterken, is functiedifferentiatie. Dit gaat om het creëren van verschillende functies binnen hetzelfde beroep, met verschillende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dit draagt bij aan de doorontwikkeling van de beroepen en levert een bijdrage aan het behoud van onze medewerkers, omdat zij in de dagelijkse praktijk dát kunnen doen wat in overeenstemming is met hun opleiding, ervaring en competenties. Op dit vlak valt te melden dat in 2023 een nieuwe functie geïntroduceerd is bij Pleyade: de helpende plus. Deze nieuwe functie zorgt ervoor dat medewerkers die nu de functie zorgassistent uitvoeren de stap kunnen maken naar helpende plus. Het biedt medewerkers een mooie kans om te groeien binnen Pleyade. De helpende plus kan werkzaamheden overnemen van de woonbegeleiders, zoals het verstrekken van medicatie. Ook nieuw is de wijkverpleegkundige op locatie, waarin het beste van twee werelden samenkomt. Wijkverpleegkundige taken, maar dan op de woonlocatie Het Schild.

We zijn aan het onderzoeken hoe de medewerker meer regie kan hebben over het rooster. Dit doen we door Pleyade breed te kijken hoe we de verantwoordelijkheid voor het maken van een basisrooster meer bij de teams neer kunnen leggen. Enerzijds moet dit bijdragen aan een grotere tevredenheid en meer zeggenschap over het rooster en anderzijds in een aanpassing in de taken van teamhoofden. Bij sommige locaties is dit al langere tijd de praktijk, bij andere teams wordt daar nu mee geëxperimenteerd.

2.1.3 Samenwerking

Doel: op teamniveau zorgen we ervoor dat medewerkers elkaars talenten kennen en elkaar kunnen helpen en aanvullen. We vinden het belangrijk om aandacht te hebben voor een goede samenwerking, binnen het team en tussen verschillende disciplines. We stimuleren een gevarieerde samenstelling van teams.

In 2023 is de organisatie verder gegaan met de implementatie van het kortcyclisch werken. Met deze werkwijze zijn we als organisatie continu bezig met veranderingen en verbeteringen uitproberen en doorvoeren op basis van heldere opdrachten en met heldere kaders. De managers en teamhoofden zijn in het najaar van 2022 met deze methode gestart en in de vorm van sprints aan de slag gegaan met een aantal thema’s voorvloeiend uit het project procesoptimalisatie.

De resultaten van deze sprints zijn medio 2023 met elkaar gedeeld en nieuwe thema’s zijn geprioriteerd. Daarnaast is de implementatie van de werkwijze geëvalueerd en is er een plan opgesteld voor een verdere aanscherping en borging van de werkwijze binnen de organisatie. Onderdeel hiervan is bijvoorbeeld het intern opleiden van medewerkers die de rol van opdrachtgever of begeleider op zich willen nemen.

Om de samenwerking binnen de teams te bevorderen, zijn voor diverse teams trainingen georganiseerd, gericht op soft skills zoals samenwerking en teambuilding. Daarnaast is voor elke medewerker budget beschikbaar voor een teamactiviteit. In 2024 blijft het Pleyade doel ‘Samenwerking’ bestaan.

2.1.4 Vitaal aan het werk

Doel: wij zijn trots op onze medewerkers en het werk dat zij iedere dag doen. Hiervoor zetten we verschillende waarderingsmomenten in, maar naast waardering zorgen we ook voor ondersteuning om mentaal fit te blijven en het werk vol te houden. Door de relatief kleine span of control van leidinggevenden stimuleren we een continue dialoog tussen medewerkers en leidinggevende, waarin ook het onderwerp gezond en (mentaal) vitaal aan het werk zijn en blijven, wordt besproken.

Wij vinden het belangrijk dat onze medewerkers plezier ervaren in hun werk en trots zijn om bij Pleyade te werken. We stimuleren plezier in het werk op individueel niveau en teamniveau door de gehele organisatie, door het voeren van dialoog en aandacht voor elkaar. De belangrijkste vraag luidt: wat verstaat de individuele medewerkers onder werkgeluk en hoe kunnen we daarin ondersteunen?

Pleyade vindt de gezondheid van medewerkers belangrijk en wil graag dat medewerkers hun werk met plezier en energie kunnen uitvoeren. Om hierin te ondersteunen zijn in 2023 diverse activiteiten ontplooid. Zo is aan alle medewerkers een Vitaliteitscan aangeboden: een onderzoek dat inzicht geeft in hoe gezond en vitaal een medewerker is. Het onderzoek bestaat uit een online vragenlijst en een health check op locatie. Op organisatieniveau bieden de uitkomsten aanknopingspunten om het vitaliteitsbeleid nader in te vullen. Om dit verder vorm te geven, hebben alle leidinggevenden deelgenomen aan een workshop over hoe het gesprek te voeren binnen de teams over dit thema. Op teamniveau is naar aanleiding van de vitaliteitscan in de werkoverleggen besproken wat vitaliteit en gezondheid voor de medewerkers betekent en wat zij nodig hebben. Op basis hiervan zal samen met medewerkers in een werkgroep vormgegeven worden aan het project Pleyade Vitaal.

2.2.1 Aandacht en aanwezigheid

Teamhoofden bepalen op basis van het aantal bewoners en hun zorgprofiel de beschikbare uren. De personele samenstelling kan continu aangepast worden, door veranderingen in beschikbare uren, wensen en behoeften van bewoners en de beschikbaarheid van personeel. Het teamhoofd is verantwoordelijk voor de roosters, die uitgaan van de wensen en behoeften van de bewoners en zorgen voor voldoende bezetting op de intensieve zorgmomenten. Het flexbureau kan vanuit een eigen pool of vanuit extern (ZZP-ers of uitzendkrachten) medewerkers inzetten om roosters te sluiten, of als opschaling nodig is. Er is een 7×24 uur bereikbaarheidsdienst van teamhoofden en managers. Deze dienst is bereikbaar om calamiteiten te helpen oplossen.

Woonbegeleiders, EVV’ers en verpleegkundigen werken in het zorgteam samen met woonassistenten en zorgassistenten. Daarnaast maken de teams gebruik van teamgezellen. Zij worden extra (op de bestaande formatie) ingezet om de zorgmedewerkers te ontlasten gedurende piekmomenten. Piekmomenten vinden, afhankelijk van de wensen en behoeften van bewoners, doordeweeks vaak plaats in de avonden en in de weekenden zowel ’s ochtends als ’s avonds. Het teamhoofd stelt vast op welke piekmomenten teamgezellen ingezet worden.

Op iedere locatie zijn zorggezellen actief. De zorggezel maakt geen onderdeel uit van het zorgteam, maar wordt aangestuurd door een coördinator zorggezel en staat volledig ten dienste van de bewoner. De zorggezel geeft bewoners individuele aandacht. Hoe die aandacht precies gegeven wordt, is afhankelijk van de wensen en behoefte van de bewoner. Samen een spelletje doen, een wandeling of een praatje maken: het gaat erom dat de zorggezel er is voor de bewoner. De zorggezel biedt een luisterend oor, een mooie ervaring of gewoon gezelligheid. De zorggezel bekijkt samen met de bewoner op welke manieren zijn leven verrijkt kan worden en maakt daarover afspraken met de bewoner.

Stagiaires, vrijwilligers en mantelzorgers leveren ook een bijdrage aan een zinvolle invulling van de dag voor de bewoner, kunnen de werkdruk van het zorgteam verminderen en zorgen voor extra aandacht voor bewoners en aanwezigheid in de gezamenlijke woonruimtes.

2.2.2 Specifieke kennis en vaardigheden

Wij zijn een 7×24 uurs-dienstverlener. Dat betekent dat de teams altijd terug kunnen vallen op professionals in de organisatie. Een aan de locatie verbonden arts is regelmatig op de locatie aanwezig. Daarnaast is te allen tijde een arts oproepbaar. Verder zijn diverse (para)medici, zoals ergotherapeuten, fysiotherapeuten en diëtisten, beschikbaar voor de bewoner.

Elke locatie kan beschikken over verpleegkundigen. Zij coachen collega’s vanuit vakinhoudelijke kennis en onze visie en kernwaarden. De begeleiding en ondersteuning van medewerkers wordt onder meer vormgegeven in klinische lessen en training ‘on the job’. Samen met het teamhoofd bevorderen en bewaken de verpleegkundigen de kwaliteit van de zorg. De verpleegkundigen adviseren het teamhoofd over teamontwikkeling, deskundigheidsbevordering en begeleiding van zorgmedewerkers. Daarnaast werken de verpleegkundigen onderling samen aan kwaliteitsborging en –bevordering.

De medewerkers van het zorgteam volgen verschillende verplichte en niet-verplichte scholingen en houden zo hun kennis en vaardigheden die nodig zijn voor hun werk actueel. Uiteraard zijn zij bevoegd en bekwaam om verpleegtechnische handelingen uit te voeren die op de locatie voorkomen. Toch kan het gebeuren dat onverwacht een handeling gedaan moet worden, waar op dat moment niemand toe bevoegd en bekwaam is. In deze situaties wordt een beroep gedaan op een partnerorganisatie in de regio om de handeling uit te voeren.

Wij hebben specifieke kennis in huis om aan verschillende zorgvragen te voldoen. Zo wonen op Het Schild mensen met een visuele beperking, op Marga Klompélaan mensen met het syndroom van Korsakov en zijn op Eldenstaete woningen ingericht voor mensen die op jonge leeftijd zijn geconfronteerd met dementie en mensen met gedragsproblematiek. Deze specifieke kennis van de medewerkers kan ook op andere locaties ingezet worden.

2.2.3 Reflectie, leren & ontwikkelen

De bewoner heeft de regie in het vormgeven van zijn dagelijkse structuur en het voortzetten van de eigen levensstijl. De medewerker ondersteunt de bewoner daarbij vanuit zijn professionele verantwoordelijkheid en kan omgaan met de balans tussen afstand en nabijheid. We verwachten van medewerkers dat zij zich van hun ondernemende kant laten zien bij het vervullen van de behoeften van de bewoner en het bieden van persoonlijke aandacht. Tevens vraagt dit ook om flexibiliteit van onze ondersteuning en onze medewerkers als partner. We vragen wat de bewoner wil en handelen niet direct vanuit eigen perspectief. Dit betekent dat geen dag eenzelfde ritme heeft en dat de medewerkers van Pleyade niet op de automatische piloot taken kunnen uitvoeren.

Door deze ontwikkelingen is behoefte aan een andere mix van competenties en gedrag van medewerkers. De medewerkers zijn ondernemend en flexibel en kunnen de ontwikkelingen omzetten in de dagelijkse praktijk, om in de behoefte van de bewoner te kunnen voorzien en om ondersteuning en begeleiding te kunnen leveren op de gewenste wijze en de gewenste momenten.

Om de benodigde competenties en vaardigheden te ontwikkelen, bieden wij verschillende mogelijkheden. Dit doet wij enerzijds door trainingen op maat te ontwikkelen en te kiezen voor trainingsvormen die ‘blended’ (combinatie online en in de praktijk) worden aangeboden. Anderzijds door ‘het leren van en met elkaar’ een integraal onderdeel te maken van het opleidingsaanbod. Ontwikkeling, leren en opleiden stelt medewerkers in staat met plezier hun werk te doen. Want zelfontplooiing, ontdekken, leren en vallen & opstaan leveren goede dingen op. Meer voldoening en plezier wordt vertaald in zichtbaar en meetbaar goede zorg, collegialiteit en ambassadeurschap voor de (ouderen)zorg en leidt vaak tot vermindering van uitstroom en verzuim. Leren is een dynamisch proces, waarmee professionals nooit klaar zijn. Leren gebeurt altijd en overal, bewust en onbewust. Wij bieden de faciliteiten om te leren, waarbij maatwerk het uitgangspunt is. Samen kijken we naar de persoonlijke competenties en ontwikkeling en zoeken we naar een opleiding op maat. Iedere individuele medewerker is zelf verantwoordelijk om het vak bij te houden en te zorgen voor tijdige scholing van de verplichte onderdelen. Dat betekent dat wij van onze medewerkers verwachten dat zij vakbekwaam zijn (en blijven), voldoende opgeleid zijn en zich kunnen inleven in de behoefte van de bewoner. Wij vinden het daarnaast van groot belang om medewerkers te stimuleren zich op zowel persoonlijk als professioneel gebied te blijven ontwikkelen, zodat hiermee de tevredenheid, motivatie en kwaliteit van medewerkers worden verhoogd. We stimuleren eigenaarschap en motiveren medewerkers om zelf de regie te nemen. We investeren in scholing en opleiding en voor initiële en niet-verplichte scholingen is budget beschikbaar. Niet-verplichte scholingen worden onder andere online aangeboden.

2.2.5 Kwalificatieniveau zorgverleners

Tabel 3 toont per functie het aantal medewerkers specifiek voor zorgfuncties en het aantal FTE op peildata 31 december 2023. Het aantal medewerkers is op basis van contractinformatie van de medewerkers met een dienstverband. Dit is de (minimale) basisinzet. Er is flexibele capaciteit beschikbaar en deze wordt ingezet om mee te bewegen met de fluctuatie in aantallen bewoners of als de zorgprofielmix daarom vraagt. Ook wordt flexibele capaciteit ingezet om tekorten op te vangen op het moment dat er vacatureruimte ontstaat. 

2.2.6 Ziekteverzuim

Het verzuimpercentage was in 2023 8,05%. Dit is lager dan het verzuim binnen de sector (8,9%, bron: Vernet) en ongeveer een procentpunt lager dan in 2022.  

2.2.7 In- en uitstroom

We hebben te maken gehad met een verloop van gemiddeld 21% in 2023. In 2023 zijn er 485 nieuwe medewerkers bij Pleyade in dienst getreden en 473 uit dienst gegaan.