Forecasting bij Pleyade

“Het inzicht in de cijfers en data die we hebben, is heel belangrijk voor ons en juist ook voor de teamhoofden van de verschillende woonlocaties. Het idee van forecasting is dat je op basis van de cijfers van voorgaande jaren, van kosten en opbrengsten die je weet, de begroting die er ligt en de input van teamhoofden en managers je kunt voorspellen (tot op zekere hoogte) wat er in de komende maanden gebeurt in de cijfers”, zegt Rick.

“De begroting is de meetlat waarlangs we de kosten en opbrengsten leggen. Als er te veel geld uitgegeven wordt aan voeding bijvoorbeeld, dan ga ik in gesprek met de medewerkers op de woonlocatie waar dat het geval is. Ik kan in de data zien dat het budget overschreden is, maar ik kan niet zien waarom dat is. Daarom is het verhaal erachter altijd belangrijk”, vertelt hij.

Voor teamhoofd zorg Jennie is de forecasting-methode een fijne manier van werken. “Ieder kwartaal bespreken we de cijfers van het afgelopen kwartaal. Welke kosten en onkosten er waren, waaronder personeelskosten. Door naar het voorgaande kwartaal te kijken, zie je ook wat er nog aangepast moet worden in de volgende maanden. Ook het ziekteverzuim was aan het begin van het jaar hoog.

Doordat ik investeer in de medewerkers en met ze in gesprek ga en luister, is dat gelukkig gedaald. Daarbij spreek ik regelmatig met HR over het verzuim. En: door in gesprek te gaan tijdens zo’n forecasting-bijeenkomst en samen te analyseren, kun je bijsturen voor de toekomst.”

Waar de begroting opstellen en delen hiervoor veelal de verantwoordelijkheid was van de financiële afdeling, de Raad van Bestuur, teamhoofden en concerncontrollor, is er juist bij de forecasting-methode meer samenspraak tussen de financiële afdeling, gebiedsmanagers, teamhoofden, adviseurs kwaliteit en beleid en de HR-adviseurs. “Dat contact onderling is essentieel, niet alleen voor de cijfers, maar ook om te weten hoe het gaat op andere woonlocaties”, zegt Jennie.

“Eerder was het vooral het financiële plaatje: we stelden de begroting op voor het komende jaar, gebaseerd op de verwachte kosten en inkomsten. Sinds afgelopen jaar is er meer inspraak vanuit de organisatie en halen we ook informatie op bij medewerkers. We hebben mooie stappen gemaakt en nu moeten we dit de komende jaren samen met elkaar gaan optimaliseren”, zegt Rick. In de forecasting is namelijk niet alleen ruimte voor het financiële deel en of de begroting gehaald wordt (pijler Gezond bedrijf), maar ook voor de kwaliteit van de zorg (pijler Bewoner) en de belastbaarheid en het verzuim bij de medewerkers (pijler Medewerkers). Die drie pijlers samen maken de forecasting bij Pleyade.

“Ik vind het heel waardevol dat we met de adviseurs kwaliteit en beleid en HR aan tafel zitten tijdens die kwartaalbijeenkomsten. De lijntjes zijn kort en dat maakt samenwerken heel prettig. Tijdens zo’n bijeenkomst bespreek ik ook het jaarplan, kijken we of de voortgang nog goed gaat. Daarbij trek ik dan ook samen op met Sandra, adviseur kwaliteit en beleid. Ook tussentijds is het contact goed, geeft ze aanbevelingen waar nodig of sparren we samen”, zegt Jennie.

De kwaliteit van de zorg is dus een essentieel onderdeel van de forecasting-methode. Sandra en haar collega-adviseurs kwaliteit en beleid zitten ieder bij het gebiedsoverleg waarbij ze betrokken zijn.

Daarnaast blikken zij ter voorbereiding op de forecast met de teamhoofden terug op de maanden ervoor, welke opvallende zaken er waren en waar verder op in te zetten. Door dit in deze bijeenkomsten te delen, zijn alle betrokkenen op de hoogte.

Op financieel gebied is de forecasting van belang om meer vooruit te plannen qua budget. “In het voorjaar van 2023 is er een cao-verhoging aangekondigd voor 2023 en 2024, dat betekent nogal wat voor de personeelskosten. Op dit moment stellen we alleen een begroting op aan het begin van het jaar, dus de eerste cao-stijging (oktober 2023) konden we niet verwerken in de begroting, maar dat is voor 2024 wel gedaan. Of als er een verhuizing op de planning staat, zoals bij Waalstaete en Pleyade Revalidatie, dan is het fijn als we die kosten alvast kunnen invoeren.

Betere en betrouwbaardere informatie maakt dat we de toekomst beter kunnen voorspellen. Je wilt graag weten waar je aan toe bent als organisatie, de forecast is eigenlijk een samenvatting van alle beschikbare informatie, zoals financieel, de kwaliteit van zorg en de medewerkers; als we die informatie bundelen en hier vroegtijdig op inspelen, komen we heel ver.”