Selecteer een artikel
-
1
Inleiding -
2
Nieuwe functie ‘helpende plus’ -
3
Het Schild: succesvolle open dag -
4
Nieuw recruitmentteam Pleyade -
5
Kwaliteitsmeter geïmplementeerd -
6
Geefmomenten in 2023 -
7
PROEV! -
8
Forecasting bij Pleyade -
9
Meer eenheid in communicatie
-
10
Vitaliteit bij Pleyade -
11
Innovatie meer centraal binnen Pleyade -
12
Terugblik op 2023
Nieuwe Informatiemap voor bewoners zet stap vooruit in informatievoorziening
Is er een kapper of pedicure aanwezig op de woonlocatie waar ik woon? Kan ik mijn eigen huisarts behouden? Hoe is het geregeld met het abonnement voor televisie, internet en telefoon? Een greep uit de vragen die aan bod kunnen komen als (nieuwe) bewoners en naasten meer willen weten over het wonen bij Pleyade. Om die informatie helder en uniform te houden, ontwikkelde Pleyade in 2023 een informatiemap voor (nieuwe) bewoners en naasten. Communicatieadviseurs Evelien Kregting en Myra Wenno-Hasselbach en woon- en zorgadviseur Nienke Prein vertellen hoe ze met de projectgroep tot deze map zijn gekomen.
“Wanneer mensen bij Pleyade komen wonen of overwegen te verhuizen naar Pleyade, krijgen ze veel informatie te verwerken. We kregen vaak dezelfde vragen, veelal praktisch; onder meer rondom de zorgvergoedingen, hoe groot het appartement is, of ze hun eigen tandarts mogen houden”, vertelt Nienke.
Nienke Prein, woon- en zorgadviseur
“Het leek ons goed om de antwoorden op vragen wat meer te bundelen. Op de website van Pleyade en in een informatiemap. We merken nu al dat het heel helpend is om daarnaar te verwijzen. De vragen die mensen nu stellen, zijn veel meer verdiepend”
Meer samenhang in informatievoorziening
De wens om de informatievoorziening beter te bundelen, was er langer, vertellen Evelien en Myra. “Er waren veel losse formulieren en documenten voor bewoners en per woonlocatie verschilde het nogal hoe de informatie gedeeld werd. Daarnaast was er een wildgroei aan richtlijnen, bij de ene woonlocatie moest je bijvoorbeeld een klein bedrag betalen om te blijven slapen als naaste, bij de andere niet. Ook hadden de brochures niet allemaal dezelfde herkenbare Pleyade-stijl”, zegt Evelien.
Er was dus behoefte aan meer eenheid in de informatievoorziening. De communicatieadviseurs dienden een plan in bij het managementteam en startten na goedkeuring een onderzoek naar de informatiebehoeften van de (toekomstige) bewoner. Met een projectgroep en een klankbordgroep van teamhoofden en medewerkers uit de zorg, gingen ze aan de slag.
In totaal deden zo’n driehonderd mensen mee aan het onderzoek. Twintig huidige bewoners werkten mee aan een interview, mensen die op de wachtlijst stonden bij Pleyade en eerste contactpersonen vulden een vragenlijst in en data vanuit het adviesteam zijn meegenomen.
Informatie verzamelen
“Uit al die antwoorden kwam naar voren dat een fysieke informatiemap erg gewenst was. Ook in de klankbordgroep werd duidelijk dat een map met overzichtelijke informatie de voorkeur had. De teamhoofden haalden informatie op bij medewerkers op hun woonlocatie, zodat ook deze behoeftes meegenomen konden worden”, zegt Myra.
“Voor ons kwam heel duidelijk naar voren dat er een klantreis is die bewoners en naasten afleggen. Wanneer je op zoek bent naar een geschikte woning, heb je andere informatie nodig dan als je eenmaal op een woonlocatie woont. Daarom is de website van Pleyade heel belangrijk bij het oriëntatieproces voordat mensen bij ons komen wonen en de map is dan weer relevant als mensen eenmaal zijn gesetteld en graag nog het een en ander willen teruglezen op een rustig moment.”
Kracht van herhaling
“We merken dat de kracht van herhaling heel groot is. Mensen krijgen veel te verwerken als ze verhuizen en iedereen verwerkt informatie anders. Daarom is de informatie én op de website te vinden, en in de informatiemap en is het adviesteam er om vragen te beantwoorden”, zegt Nienke.
“Op elke woonlocatie ligt een aantal fysieke mappen en alle nieuwe bewoners krijgen een welkomstkaartje met daarop een QR-code. Daarmee kunnen bewoners de map ook digitaal bekijken. Omdat iedere locatie anders is, is er per woonlocatie een apart inlegvel gemaakt. Dat kunnen de locaties zelf invullen en constant updaten, zodat de informatie klopt voor die plek.”
De communicatieadviseurs zorgen ervoor dat de informatiemap ieder half jaar een update krijgt. “We vragen de teamhoofden dan of er nog aanpassingen nodig zijn en waar nodig maken wij dat in orde. Zo blijft het goed up-to-date”, zegt Myra.
Verhelderend voor medewerker en bewoner
Ook voor de medewerkers is de informatiemap een toevoeging. “Wanneer bewoners medewerkers vragen stellen, kunnen zij ook makkelijk doorverwijzen naar de map. En zo weten de medewerkers welke taal we spreken, hoe we de informatie graag delen”, zegt Myra. “Doordat we de hele klantreis hebben herzien, is de communicatie professioneler. Het sluit aan bij de wensen van de bewoner en de naasten, we hebben niet alleen vanuit onszelf gekeken. Dat merk je. We horen ook dat bewoners het fijn vinden. Er is meer duidelijkheid voor toekomstige bewoners en hun naasten.”
Nu de informatiemap voor (nieuwe) bewoners en hun naasten is geïntroduceerd, gaat het team verder met een volgend project: een informatiemap voor de cliënten bij Pleyade Revalidatie en vervolgens voor de thuiszorg, woonzorgcentrum Het Schild en de informatievoorziening voor de medewerkers bij Pleyade. “Uit het onderzoek kwamen meer nieuwe deelprojecten, zoals het digitaliseren van formulieren en de wens om virtuele rondleidingen te organiseren”, zegt Nienke. “Mensen willen weten hoe het er precies uitziet op de woonlocaties. Ik snap die vraag heel goed. Dus het volgende project zetten we daarop in; zorgen dat mensen een virtuele rondleiding kunnen krijgen in de toekomst.”